Ośrodek Kultury w Będzinie

Zaproszenie do składania ofert

do pobrania: Kliknięcie spowoduje pobranie plikudocKliknięcie spowoduje otwarcie plikupdf

Zaproszenie do składania ofert – konkurs

W związku z możliwym ograniczeniem czasu trwania imprezy do dwóch dni, unieważniamy postępowanie ofertowe ogłoszone w dniu 22.05.2024

I. Ośrodek Kultury w Będzinie ogłasza konkurs ofert na obsługę gastronomiczną imprezy plenerowej na zasadzie wyłączności.

Oferta dotyczy imprezy:

ZAKOŃCZENIE LATA W DNIU: 31.08.2024-01.09.2024 miejsce: Będzin PARK SYBERKA

II. Oferty przyjmowane będą do dnia 11.06.2024 roku do godziny 12.00. Otwarcie ofert 11.06.2024 godz. 12.15.

III. Wyniki konkursu zostaprzedstawione telefonicznie wszystkim oferentom.

IV. Oferty należy składać mailowo na adres: sekretariat@ok.bedzin.pl (w tytule: „Oferta na obsługę gastronomiczną”), pocztowo (na adres Ośrodka) lub osobiście w zaklejonej, opisanej kopercie w Sekretariacie Ośrodka Kultury w Będzinie 42-500 Będzin, ul. Małachowskiego 43.

V. Szczegółowych informacji udziela Renata Cesak, tel.694 452 419.

VI. WARUNKI KONKURSU

Zamawiający, zwany zamiennie Organizatorem:

Ośrodek Kultury w Będzinie

ul. Małachowskiego 43

42-500 Będzinie

Opis przedmiotu zamówienia.

Wyłączność na obsługę gastronomiczną imprezy masowej ZAKOŃCZENIE LATA W DNIU 31.08.2024-01.09.2024 PARK SYBERKA w Będzinie.

Zakres zamówienia obejmuje:

- stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie.

- napoje bezalkoholowe i alkoholowe w ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprezy masowej.

- wystarczającą ilość miejsc siedzących za stołami i część stołów z zadaszeniem (parasolami lub namiotem)

-obsługę garderób artystów zgodnie z riderami.

UWAGA: Organizator nie zapewnia dostępu do prądu, przyłącza elektrycznego.

Zakres obowiązków oferenta

  • Oferent zobowiązany jest do uzyskania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.

  • Oferent zobowiązany jest do posiadania aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością.

  • Oferent jest zobowiązany do posiadania:

  1. Sprawnych, wysoko wydajnych instalacji urządzeń elektrycznych i gazowych zgodnych z aktualnymi normami bezpieczeństwa oraz przepisami BHP;

  2. Aktualnych pozwoleń, w tym stacji Sanitarno-Epidemiologicznej na prowadzenie swojej działalności oraz niezbędnej wiedzy i doświadczenia i potencjału technicznego,a także dysponowania odpowiednim personelem, który umożliwi prawidłowe wykonanie zadań, o których mowa w zaproszeniu;

  3. Wszelkich zezwoleń, atestów, niezbędnych do prowadzenia działalności w zakresie swoich usług i prowadzonej działalności.

  • Oferent zobowiązany jest do posiadania urządzeń typu grill, rożen, patelnia itp.

  • Oferent zobowiązany jest do sprzedaży napojów alkoholowych, bezalkoholowych oraz potraw wyłącznie w opakowaniach i naczyniach jednorazowych nieplastikowych (nie dopuszcza się sprzedaży w naczyniach szklanych).

  • Oferent zobowiązany jest do obsługi punktów gastronomicznych w godzinach trwania imprezy.

  • Oferent zobowiązany jest do zachowania czystości w punkcie handlowym i w jego bliskim sąsiedztwie, podczas imprezy oraz po jej zakończeniu.

  • Oferent zobowiązany jest do ustanowienia urządzeń sprawnych technicznie, czystych i estetycznych oraz zapewnienia bezpiecznego korzystania z nich.

  • Oferent zobowiązany jest do posiadania podręcznego sprzętu gaśniczego, ustawionego przy punkcie gastronomicznym.

  • Oferent zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Organizatora w zakresie zapewnienia porządku i bezpieczeństwa przebiegu imprezy oraz przepisów ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2171 z późn. zm.),

  • Oferent jest zobowiązany do wpłaty na konto Organizatora zaoferowanej kwoty za wyłączność po podpisaniu umowy – najpóźniej do dnia 05.07.2024 r.

  • Za wszelkie szkody wynikające z niewłaściwego użytkowania przez Oferenta udostępnionego terenu odpowiada Oferent.

  • Oferent zobowiązany jest do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi Organizatora.

VII. Warunki udziału Obsługującego imprezę - gastronoma w postępowaniu.

O obsługę gastronomiczną imprezy z wyłącznością mogą ubiegać się Oferenci którzy:

1. Złożą oferty zgodne z zakresem zamówienia i warunkami konkursu.

2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, tzn. posiadają aktualną koncesję, zezwolenie na prowadzenie działalności gastronomicznej oraz zgodę Stacji Epidemiologicznej. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

4. Oferent który w poprzednim zapytaniu złożył niezbędne dokumenty, może złożyć wyłącznie formularz ofertowy zawierający proponowaną kwotę.

VIII. Opis sposobu i kryteria obliczenia wartości oferty:

1. Umowa zostanie podpisana z oferentem, który zdobędzie największą liczbę punktów.

2. Złożone oferty zostaną ocenione zgodnie z następującymi kryteriami:

a) cena

Obsługujący imprezę –zobowiązany jest do podania kwoty, jaką jest gotowy zapłacić za uzyskanie wyłączności. Cena musi być podana w złotych polskich liczbowo i słownie. Cenę brutto oferty należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Przyznane punkty za cenę będą obliczane według poniższego wzoru:

C = Ci/Cn x 60

Gdzie:

C- ilość punktów za cenę

Cn – najwyższa cena oferowana

Ci – cena badanej oferty

b) doświadczenie w obsłudze dużych imprez plenerowych, w tym imprez masowych, referencje - znaczenie 20 pkt (oceniane przez każdego członka komisji w skali 0-20)

c) walory estetyczne –ogólny wizerunek stoisk i personelu z imprez obsługiwanych przez oferenta na podstawie dokumentacji fotograficznej - znaczenie 10 pkt. (oceniane przez każdego członka komisji w skali 0-10)

d) dotychczasowa współpraca z Ośrodkiem Kultury i/ lub Gminą Będzin (oceniane przez każdego członka komisji w skali 0-10)

3. Ostateczna liczba punktów w danym kryterium jest średnią otrzymanych trzech ocen (przy założeniu, że jest 3 członków komisji).

4. Zamówienie zostaje udzielone firmie, która uzyska największą ilość punktów po sumowaniu średniej ocen z wszystkich powyższych kryteriów.

5. Termin związania z ofertą wynosi 14 dni.

IX. Informacje dotyczące przygotowania oferty.

1. Ofert powinna zawierać:

a) kwotę netto i brutto którą oferent zapłaci organizatorowi,

b) referencje i opis doświadczenia w obsłudze imprez masowych,

c) zdjęcia stoisk pozwalające ocenić walory estetyczne,

d) opis posiadanego zaplecza technicznego stacjonarnego,

e) opis dotychczasowej współpracy z Ośrodkiem Kultury w Będzinie i /lub Gminą Będzin.

2. Obsługujący imprezę - gastronom składa tylko jedną ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej ofercie.

3. Obsługujący imprezę - gastronom poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

4. Oferta musi być sporządzona czytelnie, w języku polskim, podpisana przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Obsługującego imprezę - gastronoma, zgodnie z aktem rejestracyjnym i wymogami ustawowymi.

 

X. Uwagi

1. Wyłączność obejmuje tylko i wyłącznie stoiska związane z gastronomią.

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4. W toku badania i oceny ofert Organizator może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5. Oferent, którego oferta zostanie zaakceptowana zobowiązany jest do zawarcia umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Organizatora (informacja o zawarciu umowy zostanie przekazana z co najmniej 3 dniowym wyprzedzeniem).

6. Zawarcie umowy nastąpi według wzoru Umowy Organizatora.

7. W przypadku nie przystąpienia do zawarcia umowy w ustalonym terminie lub braku wpłaty kwoty za wyłączność w ustalonym terminie, Organizator zaprosi do zawarcia umowy następnego w kolejności Oferenta lub ogłosi kolejny konkurs.

8. Organizator zastrzega sobie prawo zrezygnowania z usług danego przedsiębiorcy gdy organizacja stoisk gastronomicznych różni się od oferty złożonej w odpowiedzi na zaproszenie.

9. Składane oferty mają charakter jawny i nie podlegają zwrotowi oferentowi.

10. Organizator zastrzega sobie prawo negocjacji ceny z wybranym Oferentem, w przypadku zmiany czasu trwania imprezy do 3 dni.

11. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Organizatora, zastrzega on sobie prawo do:

  1. Zamknięcia zapytania ofertowego bez wyłonienia Oferenta,

  2. Ogłoszenia nowego zapytania ofertowego,

  3. Unieważnienia postępowania ofertowego bez podania przyczyny.

12. Sprawy sporne rozstrzyga Dyrektor Ośrodka Kultury w Będzinie.